退職証明書とはどんな書類？必要なタイミングと発行方法

新しい職場や市役所などから、「退職証明書」の提出を求められることがあります。

しかし「退職証明書とは何？」「なんで必要なの？」と思う方も多いのではないでしょうか。

日常的に使用するものではないので、とまどってしまいますよね。

そこでこの記事では、転職を検討している方に向け、退職証明書とはどのような書類なのか、必要な場面や発行方法、作成する際の注意点をお伝えします。

退職後にも必要！退職証明書とは何が書かれている書類？

退職証明書とは退職するときや再就職後にも必要になる書類で、働いていた会社を退職した事実を表し、かつ過去に在籍していたことを証明するものです。

複数の会社に属していないことを証明する書類でもあり、再就職先で社会保険に加入する場合は、これまでの被保険者資格を喪失している意味合いも持っています。

社会保険や雇用保険、厚生年金保険は1人が重複して加入できないため、それらに加入していませんよという証明書にもなるのです。

では退職証明書とはどのような内容が記載されたものなのでしょうか？

労働基準法第22条に定められている内容は、以下の通りです。

<使用期間>

使用期間とは、どのくらいの期間働いていたかを表すものです。

会社によっては試用期間を含めたり、含めなかったりするので、使用期間や在籍期間については確認しておくとよいでしょう。

<退職した日>

退職証明書には退職日が記載され、どのタイミングで辞めたのかが分かります。

〇月〇日といった具体的な日付ではなく、給料の締め日などの観点から、〇月末と表記されるのが一般的です。

もし具体的な日付を記入してほしい場合は、以前の勤め先に問い合わせてみてください。

<従事していた業務>

退職証明書とは、働いていた会社でどういった業務に従事していたかも記載されます。

従事していた業務に関しての記載方法は、会社によって大きく異なるのが特徴です。

たとえば1つの業務だけでなく、複数の業務を1人でおこなっていた場合、業務の範囲を細かく記載する会社とそうでない会社があります。

簡潔にまとめられるケースもあるので、詳しい業務内容を記載してほしい場合はあらかじめ伝えておき、書いてほしい内容や必要事項をまとめておくとよいでしょう。

また就職活動をする際は、一般的に履歴書を作成するかと思います。

退職証明書に記載されている内容が、今後の就職活動を左右するほど簡潔な場合、履歴書に具体的な業務内容を加えておくのもおすすめです。

<役職>

役職とは会社での地位を表します。

退職証明書とは役職も記載されることが多い書類ですが、いつその役職に就任したかは記載されないのが一般的です。

そのため、役職についてからの期間や業務内容は、履歴書に書き加えておくとよいでしょう。

<なぜ退職したのか>

なぜこの会社を退職したのか、退職の理由も記載されるのが一般的です。

この退職の理由も会社によって記載の仕方がさまざまで、一言で書かれる場合もあります。

反対に退職理由を細かく記載する会社も多いです。

「自己都合による退職」「定年」「労働期間の満了」「解雇」など、退職証明書のフォーマットや会社の書き方によって異なるので、注意しましょう。

また退職理由というのは就職活動するなかで、会社がもっとも知りたい内容といわれています。

下手に隠してしまうと「なにか後ろめたいことでもあったのかな」と思わせてしまうので、退職理由は隠さず正直に伝えましょう。

<お給料>

一般的に退職証明書にはお給料の金額も記載されます。

手取り金額が記載されるのではなく、保険料や税金を天引きする前の総支給額が記載されるのが一般的です。

ここに記載される金額で失業保険などの支給額が決まるので、過不足がある場合は問い合わせてみてください。

退職証明書が必要なタイミングとは？

では退職証明書とはどのようなタイミングで必要になるのでしょうか？

必要なシーンやタイミングをそれぞれ見ていきましょう。

<失業保険の手続き>

失業保険の手続きをする際は、退職証明書が必要です。

失業保険は離職証をもとに手続きがおこなわれますが、ない場合は退職証明書で給付額などを決定します。

<新しい職場で提出を求められたとき>

退職証明書とは、再就職先で提出が求められる書類でもあります。

新しい職場の社会保険や厚生年金に加入する際、退職証明書が必要になるからです。

<国民健康保険の手続きのため>

新しい職場が見つかるまで、もともと加入していた社会保険から国民健康保険や国民年金に切り替えるケースがあります。

その際も基本的には離職証が必要ですが、退職証明書でも手続きが可能です。

退職証明書が急遽必要になったとき、慌ててしまわないよう、発行するための手続きや流れを覚えておきましょう。

退職証明書を発行するための流れとは、以下の通りです。

<退職証明書に記載する内容を決めておく>

退職理由や役職、使用期間など、退職証明書に記載してほしい内容をまとめ、会社に伝えておきます。

そのため書いてほしくない内容はあらかじめ伝えておきましょう。

<申請をする>

記載してほしい内容を伝えたら、退職証明書の発行を申請します。

会社によって発行手続きは異なりますが、一般的には申請書に記入し、担当部署に提出するだけです。

退職証明書が必要になった！発行するための流れとは

退職時などに必要な退職証明書ですが、以下の注意点をおさえておくと、スムーズな手続きができます。

<労働者が記載してほしい内容以外は記載できない>

実は会社側は、労働者が記載してほしい内容以外を書けないので注意が必要です。

たとえば解雇の理由を会社側が記載したいときも、申請者が許可しなければ記載できません。

<使用する目的で拒否はできない>

退職証明書の使用目的を理由に、作成を拒否することはできません。

退職証明書の使い道は、申請者が自由に決められるというのも、注意点です。

まとめ

いかがでしたか？

この記事では転職を検討している方に向け、退職証明書には何が書かれているのか、必要なタイミングや発行の流れ、注意点を詳しくお伝えしました。

いざというときに慌てないよう、記載事項や発行の流れを覚えておくのがおすすめです。

上記を参考に、円滑な手続きをおこなってください。

いえらぶ不動産転職では全国の不動産業界の求人を多数ご紹介いたしております。

不動産業界への転職ならいえらぶ不動産転職で！