不動産会社で働く事務員の一日の流れは？仕事内容を経験者に聞いてみた！

不動産会社の事務職への転職を検討している人のなかには、一般事務との違いが気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、長年にわたり不動産会社事務員として、大手企業も中小企業も経験してきた私が、一般的な不動産会社事務員の主な仕事内容を一日の流れに沿ってご紹介します。

不動産事務職は「仕事量が多くきつい」「向き不向きがある」と言われますが、その点についても、実際の業務を経験した私なりにお伝えさせていただきます。

また、私が勤めたのは主に売買仲介をメインとする会社でしたが、不動産業全体で広く通じる業務も多いです。

不動産関連の事務職全般への就職を考えている人にとって参考になると思いますので、ぜひご一読ください。

不動産会社事務員の仕事内容～一日の流れ～

＜メールのチェック＞

出社したらパソコンを立ち上げ、メールを確認します。

お客様からのお問い合わせメールがあった場合は、すぐに営業スタッフに伝えます。

お問い合わせに対する返信はできるだけ早くしたいものですから、ここではできる限り迅速に営業スタッフにつなげることが重要になります。

＜物件のチェック＞

次におこなうのが物件のチェックです。

会社によって「物件確認」や「新規チェック」など呼び方はさまざまですが、自社が物件販売をしているエリアの中で、物件に関する新しい情報がないかどうかを確認する作業になります。

売主業者から送られてくるメールやFAXを見たり、自分で専用のサイトにアクセスするなどして、新しい物件を見つけたり今ある物件の価格変更や商談・成約などの情報を確認します。

営業スタッフはその情報をもとに、顧客に「ご希望エリアに新しい物件が出ました」「興味を持たれていた物件が値下がりしました」などの連絡をします。

当然、それぞれのお客様はほかの不動産会社でも相談している可能性があるので、営業スタッフは新しい情報をどこよりも早く伝えたいと考えています。

そのため、事務員が仕入れた情報を素早く営業スタッフに伝えることが重要となります

「○○さんのお客様が先日ご見学された物件、値下がりしました！」と営業スタッフにいち早く伝えられれば、「すぐ連絡するね、ありがとう！」と感謝され、それが成約に至れば自分も少なからず貢献しているんだという自信につながります。

ときには「事務員さんのおかげだよ」と営業スタッフからスイーツの差し入れをしてもらうなんてことも。

＜物件の登録＞

物件のチェックで新しい物件を確認したら、物件情報を不動産情報サイトに登録します。

どのサイトを使っているかは会社によって異なり、複数のサイトと契約している会社も多いです。

登録は、専用のシステム上にある項目に沿って住所や面積などの物件の概要を入力していくだけなので、難しくはありません。

価格の変更や建築中だった建物が完成したなど、物件の概要に変更があった場合も、その都度サイトに登録している物件の内容を修正します。

不動産は金額が大きな商品なので、特に金額の入力ミスなどはないように注意が必要です。

＜間取り図の作成＞

間取り図の作成は、今は多くの会社で専用の間取り図作成ソフトを取り入れています。

間取り図の作成に特化したソフトですから、慣れれば簡単に戸建てやマンションなどの間取りを作成することができます。

会社によっては外注や、間取り図の作成だけを行うパートスタッフを雇っているところもあります。

その場合はできあがった間取り図を受け取り、各サイトや資料に載せるのが事務員の仕事になります。

＜写真の編集＞

午後になると、営業スタッフが撮ってきた物件写真が持ち込まれます。

写真はそのまま使用するとサイズが大きすぎてサイトに載せられないため、適正サイズにリサイズします。

また、撮ってきた写真に人物や他社の看板が映り込んでいる場合はモザイクなどの加工処理をおこないます。

最近は自社のロゴを物件写真の隅に入れる会社も多いです。

編集のやり方は、パソコンに元から入っている写真編集機能を使う会社もあれば、フォトショップなどのソフトを使うなど会社によって異なります。

＜問い合わせ対応＞

業務の合間に電話や来店などがあれば、最初に事務員が対応します。

来店の場合はお茶出しなどの雑用もおこないます。

電話や来店をされる人のなかには、ネットの広告などを見て物件についての問い合わせをしてきたお客様も含まれます。

その場合、分からない質問に無理に答える必要はありません。

質問内容と連絡先を聞き取って営業スタッフに引き継ぎます。

営業スタッフは案内や現地調査などで事務所にいない場合が多いので、事務員はしっかりと内容を聞き取り、明るくはきはきと対応できることが好まれます。

＜店内の装飾＞

お客様から見えるスペースに、物件資料やスタッフ情報などを展示している不動産会社はとても多いです。

事務員はデスクワークの合間をぬって、展示物のメンテナンスや店舗の装飾などもおこないます。

お客様が興味をもってくれるようなPOPを考えて作成したり、クリスマスやハロウィンなど季節に合わせた飾り付けをおこなったりするのは、デスクワークの息抜きになり案外楽しいですよ。

＜その他の業務＞

ここまで大まかな一日の流れを説明しましたが、ほかにも顧客の登録や、チラシの作成、メルマガの送信など細かいものを含めると、事務員が行う作業はまだまだあります。

会社によっては、写真撮り、モデルルームの受付を事務員が行うところもあります。

また、業種が賃貸メインの場合は契約書の作成や案内代行、物件の清掃などが業務に加わる場合もあります。

大手企業であれば何人かの事務員で業務を分担しているケースが多く、反対に中小企業だと事務員一人ですべてを担っている会社もあります。

会社の規模や業種などによっても業務内容は変わってくるので、自分に合った会社を見つけましょう。

不動産事務の分野別の仕事内容

私が勤めたのは主に売買仲介をメインとする不動産会社でしたが、不動産業界は大きく分けて3つの分野があります。

それが「開発」「流通」「管理」です。

開発：土地を仕入れ、ビル、アパート、戸建て住宅などを建設。

流通：建物を売る・買う・貸す

管理：マンションやビルを管理

たとえば不動産開発の事務では、仕入れ用の土地の相場調査を手伝うなど、開発分野ならではの業務も担当することがあります。

一口に「不動産事務」といっても、不動産の分野によって身に付けられるスキル・仕事内容が変わってくるため、事前に確認したうえ求職活動にのぞみましょう。

不動産事務員の仕事が向いている人は？

不動産会社事務員は未経験でも応募可能な場合が多く、比較的だれでも挑戦しやすい職種ですが実際どんな人が向いているのでしょうか？

＜パソコン作業ができる人＞

不動産事務はパソコン作業が多いためワードやエクセルなどの基本的な操作はできた方が良いでしょう。

取引先との連絡ひとつとっても、パソコンでメールを使ったりアプリを使ってコミュニケーションする事が多いため、操作方法が分かっている方が仕事を早く覚えられます。

＜慎重で注意深く作業を行う事ができる人＞

前述したように扱う商品の金額が大きいので、なるべくミスのないように、注意深く作業ができる慎重さも求められます。

<臨機応変に対応できる人＞

ひとつひとつはさほど難しい作業ではありませんが、急な業務が入り一日の流れが変わることもあるので、優先順位を考えながら臨機応変に対応できると、周りから頼りにしてもらえます。

＜お客さんに応じて明るく対応できる人＞

また、お客様からの電話や来店などの初期対応を事務員がおこなう場合が多いので、明るく対応できる方が好まれます。

人と接することが好き・得意な人のほうが向いているといえます。社員同士のコミュニケーションも重要です。事務スタッフ同士や営業担当との連携が必要なため、チームで協力しながら仕事できる人の方が不動産事務に向いています。

不動産事務の仕事内容がきついと言われる理由

＜ストレス耐性が必要になる場面も＞

電話対応や来店対応でお客様からのクレームを直接受けることもあるため、精神的な打たれ強さも必要です。

また、繁忙期となると来店・電話対応など次々にこなす必要があります。

忙しさを乗り越えるために、体力・精神ともに強い人のほうが向いているといえます。

ただ、最初からハードな事を求める職場は少なく、徐々に仕事を覚えることで心も体も慣れて強くなるでしょう。

＜仕事内容への慣れが大切＞

最初のうちは、営業ツールが分からない・電話の対応に追われる・不動産の専門用語が分からないといった悩みが必ずついて回ります。

これは、だんだん経験を積んでいくと分かるようになってくるので、初めのうちはメモなどを取ってきちんと覚えるようにしておきましょう。

働いているうちにだんだんと理解してくるので心配いりません。

日々勉強している姿勢を先輩や同僚に見せることで、困った時にアドバイスをくれるようになるでしょう。

まとめ

不動産会社の事務員は、まさに縁の下の力持ち。

業務はバラエティに富んでいるので、「ひたすら同じ作業をするのは嫌だ」という方にはうってつけです。

また、スタッフ同士の距離が近いため、業績が良いときには所属する部署に関係なくみんなで喜びを分かちあい、やりがいを感じられます。

不動産事務職が気になる方は是非、応募してみてはいかがでしょうか。

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